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你的时间非常值钱,不要把它们浪费在低效的会议上!

日期:2019-06-07 / 人气:

导语:管理学家彼得·德鲁克说:“我们之所以开会,是因为要想完成某一项具体工作,单凭一个人的知识和经验不够,需要结合几个人的学识和经验。”


时间对于每个人都是平等的,从不会对某人特殊对待。对于当代职场人士来说,时间成本远远高于一切。然而,作为职场人士,却总有很多无奈。比如为公司牺牲自己的利益!当然,从大方面来讲,这是无可厚非的,但如果因为开会而损失掉了可以用来提升自己的时间,相信没有一个人是会没有怨言的。


我们的时间如此值钱,为什么要浪费时间来开会呢?其实,每一个领导者都要推动会议。开会从本质上来说,并没有错。如果开会用来讨论局势,制定计划,决策行动,角色分工,以及在集体完成一些事情之前进行激励,是很有必要的。那么,为什么“会议”这个非常的词有着不太好的隐含意义呢?因为,对于那些经历过无数的时间用在一些琐事,无关紧要的事,错误的目标,个人的炫耀,和无聊的事物的人来说,它意味着“浪费时间”。

职场中,有3种会议最浪费时间,咱们先来看一下是哪3种:

第一种、领导自言自说


职场中,有的会议明明是领导召集大家收取意见,结果变为自言自说,这样的会议及其浪费时间。

刚入职时,我在某大型国企工作。我们领导王主任是一个性格开朗,喜欢交谈的领导。那时,上级要求收集大家关于公司节约成本的意见,王主任积极组织大家开会。

开会时,王主任引导大家积极发言,到后来完全演变成自言自说。领导说:“我觉得有的同事不节约使用打印机,明明可以双面打印非要单面,这样行为很不好。而且有的同事,经常浪费水电资源……”

领导说了很多,好像是在教育我们,浪费太多时间。本来是群体给出意见的会议,由于领导的权势成为了自己言说,导致在场的人浪费大量时间。

职场中,如果一场集体讨论会变成了领导独角戏,非常浪费时间。

第二种、跑题的会议


职场中,一场会议如果没有明确的主题,没有引导者,极易跑题,从而浪费大量时间。

记得刚入职那会儿,领导召集大家开会,说是见面聊聊新入职员工对于公司的感受。刚开始大家比较腼腆,没有过多说话,但随着气氛火热,大家开始个聊个的。

那天原定一小时的会议,由于大家聊得话题比较多,又没有控时及引导人员,会议逐渐拉长。当时我在场,周围人有的抱怨周围的空气,有的埋怨拥挤的人潮,有的说着大学的美好时光,总之什么声音都有。

一场会议如果跑题,极易浪费所有人的时间。一个有序引导、领导控场的会议,才利于在规定的时间完成相应的动作。

职场中,如果参加了一个跑题会议,你感到无聊的同时浪费了大量时间。

第三种、没有纪律的会议


有的会议,没有一点纪律,每个人发言都被他人插话打断,极易浪费时间。

记得,那时候公司开项目澄清会,当时各个专业负责人都在场。每个专业可以陈述各自负责的内容,并谈下遇到的问题。

工艺专业是主干专业,第一个发言。当时,工艺负责人谈论自己专业的问题,刚谈一会其他专业插话说自己的困难,并建议工艺修改条件。而修改条件又会触动其他专业的利益,

那个专业便插话,结果没说几句会议开始争吵不停。

其实,在其他人说话前我们尽量避免插话,这样才可以缩短会议时间。由于那天会议没有记录,成为了扯皮会议,原定2个小时的会议,不经意开了一下午,浪费了太多时间。

职场中,没有纪律的会议,极易成为争吵扯皮会,浪费太多时间。

开会是很贵的,它可能是利润表中没有显示出来的最大的一项支出。很多的时间、金钱和注意力都浪费在会议上了。然而,如果一个会议是切中要点的,聚焦的,能够快速完成目标,然后中止。也就是说,没有浪费时间才是好的投资。


那么,怎么才能让企业会议变得高效呢?在此给出以下几点建议:

1、不要有“固定日期的会议”的综合征,参加这样的会议只是因为它是定期召开的。一定要确保每一个会议都是绝对有必要的。常规的例会通常不是一项很好的投资。

2、大部分的会议都是可以在他们现在所用的时间的一半以内完成的。作家罗伯特·奥本(Robert·Orben)有句话说的很好:“有时候我感觉在今天的美国,人们面临的两个最大的问题是让收支平衡(make ends meet)和让会议结束(make meetings end)”。这真是一针见血。

3、在工作日程上,要从最重要的事情开始,一直到最不重要的工作,按照这个方向去工作。这样的方法,确保你需要完成的事项都覆盖到,对那些重要的事项没有仓促行事。如果你花费几千美元的成本开会,是为了解决一项一百美元的问题,这绝对不是一项很好的投资。你要关注那些重要的事情,并按照日程安排去工作。


4、在会议管理上,最简单有效的方式就是严格按时间开始和结束你的会议。如果不按时开会,是对人不尊重,也是一笔很差的投资。如果有10个人参加会议,会议晚了3分钟,那你就浪费了30分钟时间的生产力。另外,避免对晚来的人进行内容的重复。因为如果你重复了之前讨论的内容,那你就是在奖励迟到的人,惩罚按时来参会的人。对迟到的人应该要惩罚。而对于那些准时到的,并准备充分和进行有效会议的人要进行奖励。准时结束,如果你的会议定在3点结束,那么,到了3点01分,每个人都开始看手表,他们在想会议到底什么时候才能结束。如果已经超过了预定的结束时间,那么可以确定无疑的是会议的成员心思都不在会议上了。

5、不要掉进疲劳战略的陷阱,在决定作出之后,人们会不断的“推销”他们的观点。有些人会再三的坚持他们的观点,直到你厌烦了,对他们妥协,给了他们想要的。千万不要掉进这样的陷阱。设定每个事项的时间限制,并持续前进。

6、切忌边吃饭边开会!总的来说,我的原则是从来不要边吃饭边开会。要么先吃饭,要么先开会,两者不要同时进行。如果一个报告值得花费时间,所有人都可以优先关注,这比吃沙拉或者别的什么都值得。 当然,中途可以有一个30分钟的午餐时间,大家可以短暂的休息一下。


7、在会议或者电话会议开始之前,把相关信息发送给所有参会的人去阅读和了解,这是一个很好的方法。但是,期望参会的人在会议之前阅读,然后会议或者电话会议开始之后,再阅读一遍,这并不是一个很好的方法。如果你在会议开始的时候,会跟他们阅读一遍这些信息,他们为什么要提前去看呢?这是愚蠢的,不要重复阅读信息。可以假定他们都已经阅读了你让他们提前阅读的信息,然后充分利用你的时间,推动下一步的进展。

总结:每个人的时间都非常宝贵,我们可以用这些时间来完成工作、掌握新技能、提升自我价值,唯独不能接受用这些时间来参加一些低效率的、无聊的会议!So,Let's work together to make every meeting efficient!


本文标签 企业管理 会议 低效会议 作者:讯商软件